Documentar los procesos es uno de los trabajos más importantes que cualquier empresa, sin importar su rubro, debe realizar, incluso cuando se trata de servicios. El detalle es que muchos emprendedores o empresarios no lo consideran tan relevante.
Esta documentación de procesos, en resumen, comprende el registro de todos los pasos necesarios para completar una tarea. Es algo interno y debe efectuarse continuamente. A primera vista, documentar los procesos puede parecer insignificante, pero en caso de que estos no aparezcan documentados por escrito, se presentarán inconvenientes dentro del flujo de trabajo.
ISO Tools explica: «Las organizaciones tienen procesos repetibles que son la clave para que sus operaciones sean exitosas, por lo que la documentación de procesos sirve para realizar una guía fundamental de referencia para los trabajadores y directores».
La empresa requiere documentar los procesos
Tomando en cuenta las leyes nacionales e internacionales, se cumplen mejor los requisitos para prosperar como empresa, ya sea en industrias manufactureras o de servicios. En este caso, considerar las medidas que piden las ISO y que están a la disposición para ofrecer auditorías de calidad, donde ISO 9001 solicitará la documentación de procesos y diferentes estándares que ellos mismos requieren. Sin esta documentación correcta, no es comprobable que la empresa sea considerada como una de calidad; por lo tanto, su validación corre riesgo. Es decir, no existirá el sello de calidad.
Este no sólo estará enfocado en los productos, también en la estructura interna de la empresa. De hecho, documentar los procesos permitirá ver:
- La ruta de la empresa
- Estimar el estado actual de un proceso para tener formas de mejorarlo
- Registrar las tareas que se repitan por variedad de personas
- Observar los trabajos internos
- La uniformidad de la organización
- Monitorización y supervisión de procesos al día
Inclusive, con la salida de empleados, no se perderá la información suministrada por este, puesto que queda documentando y al llegar alguien nuevo, sólo se le orienta al sistema e información que ya posee la empresa. Además, permitirá que los nuevos ingresos comprendan su rol y lo que deben ejecutar dentro de la organización sin excesos de inconvenientes, pudiendo aprovecharse el tiempo más productivamente.
Así, si se aplican las medidas correctas, documentar los procesos beneficiará a una empresa para:
- Eliminar errores comunes
- Reducir el tiempo de ejecución de tareas
- Disminuir costos
- Acortar los recursos implementados en las tareas
- Aportar eficacia
- Incrementar la calidad
- Producir satisfacción en empleados y clientes
A nivel financiero, cualquier emprendedor (sin importar que sea un sitio pequeño de postres, por ejemplo) debe implementar la documentación de procesos porque le dará más orden y estructura a la empresa. Los procesos y organigramas explican qué hacer, quién lo hace, por qué se hace de cierta forma, y todo lo relacionado que se pueda registrar le permitirá un mejor flujo de trabajo, contando también los beneficios mencionados anteriormente.
Este registro le permitirá al dueño o encargado evitar que sus empleados (y ellos mismos) pierdan el punto central de la empresa misma.
De hecho, las pequeñas empresas llegarán al punto de crecer, y sin documentos de procesos, puede haber pérdidas, desorganización, desinterés y todo lo que produce la quiebra. Un emprendedor visionario tendrá en cuenta estos documentos para que exista orden y crezca hasta ser una franquicia, para tener estructura, tranquilidad y, especialmente, vender correctamente.
Mencionamos esto porque estará centrado en la calidad, y nada apoya más la fidelidad de un usuario que un producto o servicio excelente.
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