Toda empresa posee recursos, y la mejor forma para coordinarlos depende de las tareas que se realizan por la gestión administrativa. Este debe ser un proceso eficiente para lograr que los objetivos se lleven a cabo y obtener los mejores resultados.
La gestión administrativa tiene tres principios claves:
- Planificación: por medio de los objetivos se crean los planes de la empresa.
- Coherencia: este debe ser el fundamento de cada departamento. Los planes deben tener concordancia y ser racionales con el resto de los empleados y sus labores; así como los recursos financieros y materiales de la empresa deben estar encaminados con la misma visión.
- Orden: las reglas establecidas y sus medidas deben ser ejecutadas con disciplina. A su vez, esto permitirá que todos en la empresa sigan el sistema ya organizado. Sin el orden lógico, todos actuarán según les parezca y no estarían cumpliendo ningún plan.
Un buen ejemplo de una buena gestión administrativa será la efectividad en reducir costes y agilizar los procesos. Una mala gestión traerá muchísimos retrasos, pérdidas y elevados costes; también puede lucir como procesos de facturación, el tratamiento de documentos o datos lentos, ineficientes y con mucha burocracia. Estos procesos, en lugar de facilitar la vida de los trabajadores, sólo traen complicaciones.
Te explicamos qué es la gestión administrativa
En pocas palabras, el trabajo de la gestión administrativa en una empresa será de:
- Planificar y organizar el trabajo del factor humano
- Gestionar el tiempo del talento humano eficientemente, utilizando las herramientas que permite la digitalización
- Tramitar horarios, jornadas laborales, vacaciones, días festivos
- Asegura el proceso de comunicación entre el personal
Y la mejor forma de llevarlo a cabo es conociendo su factor humano y los procesos/departamentos dentro de la empresa. Por supuesto, debe estar graficado para que todos conozcan la estructura y siempre deben tomarse en cuenta las formas de mejorar la empresa y los equipos. Es decir, es un trabajo que no se detiene y estará evolucionando constantemente.
Ahora, en cuanto a las funciones principales de la gestión administrativa, comienza por:
-Diseñar: ya sean metas, objetivos, actividades, así como presentar los recursos necesarios para lograrlos.
-Organizar: una vez que tienen claro el plan, deberán organizar la forma de cumplirlo, tomando en cuenta lo que será necesario y el tiempo estimado. Por lo tanto, vuelve a diseñar, pero esta vez una estructura que permita ejecutar. En este punto se deciden cuáles serán las áreas de la empresa encargadas, si son necesarias todas, agrupar las tareas y seleccionar los talentos.
-Comunicar y ejecutar: ahora se presentará a los equipos el plan diseñado y cómo será la organización. Se requerirá de incentivadores, comunicación fluida y mecanismos de evaluaciones periódicas.
-Revisión y control: las tareas establecidas deben cumplirse, así que llega el momento de verificarlas, optimizar y tomar las medidas pertinentes y necesarias conforme avanza el proceso. Incluso cuando se presenten errores, se buscarán soluciones.
¡Todo negocio necesita este tipo de gestión!
La gestión administrativa es un área primordial en toda empresa; gran parte del funcionamiento de toda la organización dependerá de ella. En la actualidad, es un puesto que ha cambiado con la digitalización, por lo que las herramientas informáticas y digitales son esenciales. Se requiere de dinamismo y proactividad para aportar grandes ideas que permitan la unión entre todo el personal y hacer avanzar el nombre de la empresa.
Te invitamos a seguir leyendo la edición 17 de Mi Dinero, enfocada en la formación en finanzas e inversiones. ¡Síguenos en las redes sociales!
Twitter: HispanicFactor
Instagram: @eldrdelcredito
Facebook: HispanicFactor
YouTube: El Doctor Del Crédito