Mantener los documentos financieros organizados es una actividad importante, bien sea en lo personal como a nivel de empresas. La organización es un principio administrativo que permite ahorrar dinero y tener todo al alcance de la mano. Además, es una de las claves para ser exitoso y llevar una vida equilibrada.
Con los documentos financieros organizados y actualizados, los planes de la empresas se desarrollan en el tiempo estipulado, se pagan impuestos al día y permite desglosar a la brevedad los soportes de pagos, inversiones y gastos, para garantizar la transparencia a la hora de comprobar y declarar los pasivos fiscales.
Mantén los documentos financieros organizados y actualizados
¿Sabes organizar y mantener tus documentos financieros organizados y al día? Acá te contamos la mejor manera de hacerlo.
Clasifica todos tus documentos: clasifica tus documentos de acuerdo a sus categorías como: facturas, recibos, informes o estados bancarios, soportes fiscales, actas y registros de inversiones.
Esto te ayudará a realizar un seguimiento constante a tus bienes y será más fácil encontrar lo que necesitas.
Digitaliza tus documentos: crea archivos digitales con todos los documentos escaneados, súbelos a la nube y guarda en un sitio seguro los documentos físicos.
Con este paso, ahorras espacio y tendrás mayor facilidad de acceso a tus documentos desde cualquier lugar.
Aplica técnicas de archivo: utiliza un archivador o carpetas de distintas dimensiones para mantener tus documentos organizados y en buen estado. Etiqueta cada carpeta según la categoría y subcategorías apropiadas.
También puedes codificar tus carpetas por colores, letras del alfabeto, series o códigos numéricos para que sean más fáciles de ubicar e identificar.
Mantén los documentos organizados: asegúrate de actualizar tus documentos financieros periódicamente. Tómate un tiempo cada mes para archivar nuevos documentos, apartar los archivos antiguos y desechar aquellos que ya no sean necesarios.
Protege tus documentos: conserva tus documentos financieros en un espacio seguro, limpio, libre de insectos o roedores; preferiblemente, elige un archivador hermético con llave o una carpeta digital protegida con contraseña.
Si sigues estos consejos, mantendrás tus documentos financieros organizados y actualizados. Esto facilitará la administración de tus finanzas y la preparación para las próximas jornadas de declaraciones de impuestos.
Recuerda que la organización facilita nuestra vida, nos hace más productivos y permite mantener el balance o equilibrio en todo lo que hacemos. Si necesitas algún otro consejo en el tema organizativo, envíanos tus comentarios al correo electrónico o a nuestras redes sociales.